Pályázatírói ABC



A, mint a jó pályázat
: Recept: végy egy újszerû ötletet, olyan témát, ami méltán számíthat a fiatalok, és a célcsoport érdeklõdésére. Legyen valami haszna, vagyis a megvalósulás során teremjen hasznosítható, lelki, szellemi, fizikális értékeket. Keresd meg hozzá azt a pályázati kiírást, melynek leginkább megfelel az elképzeléseidnek, és keresd meg azokat a partnereket, akik segítenek a munkában. Gondold át a tervet, és fogalmazd meg úgy, hogy bárki más számára is érthetõ, átlátható legyen. Ezzel egy idõben kezdd szervezni a gyakorlati megvalósítást, nagyon figyelve arra, hogy még nem nyert a pályázatod, tehát csak 100%-ban biztos dolgokat ígérj. Gondosan készítsd el a pályázatot, és figyelj a határidõkre is. Amikor már véglegesen tudod, hogy mennyi anyagi keretet fordíthatsz a megvalósításra, told helyre az elõzõleg gondosan elõkészített programpontok mozaikkockáit. Ne feledkezz meg a papírmunkáról sem! Ne veszítsd el a lelkesedésed, senki sem nyer meg minden pályázatot, de ha megtanulsz jó pályázatot írni, meg lesz a gyümölcse.

B, mint beszámoló: A pályázat egyik legszebb része, amikor leírod, hogy hogyan sikerült megvalósítani a programot. A pályázatot kiíró itt csekkolja le, hogy mit is értek. Egy tökéletesen elszámolt, elsõre elfogadott beszámoló nagyon fel tudja dobni az embert, ráadásul ez egy olyan jó pont, ami elõsegítheti a következõ pályázat sikerét is. Két része van, a pénzügyi és a szöveges rész. A pénzügyi részben a számlák játszanak, a lefénymásolt számlára rá kell írni, hogy "Az eredetivel mindenben megegyezõ", aláírás, dátum, pecsét sem hiányozhat róla. A másik rész a szöveges beszámoló, itt leírjátok, hogy mi, hogyan történt, mik a tapasztalataitok. A program során feltétlenül készítsetek sok fényképet, mert ezekbõl néhány fotóval nagyon fel lehet dobni a beszámolót, és sok pályázat ezt eleve kéri is, ne felejtsetek el jelenléti ívet is íratni a résztvevõkkel. Nézzetek utána, hogy a pályázat milyen jelenléti ívet kér a beszámolóhoz, lehet, hogy saját nyomtatványa van, és ekkor csak ezen fogadják el a listát.

C, mint célok: A pályázatban több célra kérdeznek rá, úgymint a szervezet célja, a pályázat célja és a célcsoport. Akkor lesz sikeres a pályázat, ha mindezekre a kérdésekre egyértelmû válaszokat tudsz megfogalmazni. A szervezet célja: megéri elõre megfogalmazni egy ismertetõt a szervezetrõl, egy másfél oldalas szakmai bemutatkozó szöveg bárhol, bármikor kellhet. Vedd elõ az Alapszabályotokat, és ennek segítségével hozz össze egy anyagot, ami bármikor elõvehetõ, és akár azonnal csatolható a pályázatokhoz. Tartalmazza a civil szervezet alapítási idejét, tagjainak számát, az alapítás motivációit. Az azóta történt fõbb eseményeket, nagyobb programokat, érdemeket. A szervezet fõbb alap-célkitûzéseit, és egy frappáns jövõképet. A pályázat célja: Egyértelmûen és tisztán kell megfogalmazni. Az benne a legnehezebb feladat, hogy úgy kell leírni, hogy a szöveg maradéktalanul tolmácsolni tudja az elképzeléseiteket. Pár mondatban kell meggyõznötök a bírálókat arról, hogy az, amit szeretnétek nem csak nektek fontos, és csak rajtuk múlik, hogy egy szuper gondolatból nemes célokat szolgáló program legyen. Ezt csak a gyakorlattal lehet megtanulni, tehát, írjatok sok pályázatot. Célcsoport: vagyis az a korosztály, aki számára a programot szervezitek. Ennek a meghatározása is fontos. Egyrészt, mert nem hagyható figyelmen kívül, hogy mely pályázatot, mely korosztály részvételére írják ki, másrészt minél kisebb gyerekeknek szerveztek programot, annál jobban szükséges a megfelelõ szakmai, pedagógusi háttér. Vannak írott és íratlan szabályok is, amiket be kell tartani, pl. 10 évesnél fiatalabb gyereket nem helyezhetsz el sátorban, vagy 5 kiskorú gyerekenként 1 fõ kísérõt kell biztosítani. Ezek azért fontosak, mert, ha történik valami baj, baleset, betegség ti vagytok a felelõsek. A pályázatoknak mindig kritériuma, hogy mely célcsoport számára írják ki, ezt szem elõtt kell tartani a szervezésnél, legegyszerûbb, ha megkeresitek azt a kiírást, ami céljaitoknak leginkább megfelel.

D, mint Debrecen: www.debrecen.hu Ez a város honlapja. Két okból is fontos. Itt megkereshetitek a megyében regisztrált civil szervezetek elérhetõségeit, másrészt ide is megéri ellátogatni pályázat ügyben tavasszal és õsszel is. A város bizottságai több kategóriában írnak ki pályázatokat. Nem bonyolultak, és megéri összehozni õket. Az adatlapok megnyitásához szükséges Adoble Reader 6.0, de szükség esetén kézzel kitöltött is megfelel.

E, mint elszámolható költségek: Nagyon fontos része a pályázatoknak, az ördög mindig az apró betûs részekben rejtõzik. Ha egy pályázati kiírás 20 oldal, akkor 20 oldalon kell átrágni magatokat szóról szóra. Fõleg az NCA-s pályázatokban lehet nagyon elcsúszni az apró részleteken. A pályázat elkészítése során nagyon alaposan át kell gondolni, hogy mire lesz szükségetek. Pl. mûködési pályázatnál figyelni kell arra, hogy az irodai tárgyi eszköz, ami darabonként 50.000 Ft-nál többe kerül, egy éven túl is használható, felhalmozási kiadásnak számít, és tárgyieszköz nyilvántartó kartont kell róla vezetni, amortizálni kell, stb., ráadásul sok mûködési pályázat nem engedi meg az ilyen nagy összegû tárgy vásárlását. Vagyis mûködési pályázatban nem kérhettek egyben egy 100.000 forintos számítógépet, de kérhetitek "darabokban", (klaviatúra: 5000 Ft, monitor: 40.000 Ft, cd író: 10.000 Ft, alaplap, egér….stb.).
Ha mondjuk tábor megvalósítása a cél, és étkezésre kértek támogatást, a bolti számlákon nem szerepelhet jövedéki termék, tehát még egy kávé sem fér bele, arra is figyelni kell, hogy még az amúgy ésszerû, és szükséges tisztasági szerekbe (WC papír, szalvéta), is beleköthetnek, mivel az sem táplálék. Ha erre nem figyeltek, megeshet, hogy nem fogadják el a pénzügyi beszámolót, tehát, mindig nagyon részletesen, szóról szóra olvassátok el az elszámolható költségekrõl szóló részeket!

F, mint forráshiány: A leggyakoribb ok, amivel a pályázatok elutasítását indokolják. Magyarul azt jelenti, "jó amit írtatok, de nincs rá pénz". Ezzel nem lehet mit kezdeni, de mindenképpen megéri egyeztetni a pályázat kiírójával, hogy indokolják meg, hogy mivel volt jobb az a pályázat, amelyiknek sikerült nyerni. Egy telefont megér, ha néhány kedves szóval elmondjátok, hogy azért érdeklõdtök, mert a jövõben szeretnétek elkerülni a hibákat, biztosan szívesen adnak felvilágosítást. Másrészt, az sem árt, ha ezekkel a kiíró szervezetekkel nem csak hivatalos formában találkoztok, hanem kicsit kötetlenebb körülmények között is találkoztok. Ha valami formai, vagy tartalmi dolgon csúszik el a pályázat, akkor az, az elutasítás indoklásában szerepel. Ebbõl is lehet tanulni.

H, mint határidõ: Egyrészt a leadási határidõ. Már az elõbbiekben is volt szó róla, hogy nem célszerû az utolsó pillanatig húzni a beadást, mert fõként az internetes alapú pályázatoknál szokott gond lenni, hogy a határidõ utolsó óráiban annyira telített a rendszer, hogy nem biztos, hogy sikerül elküldeni az anyagot. A pályázati folyamat során, ameddig alá nem írjátok a támogatási szerzõdést, van lehetõség módosítani. Általában a támogatási szerzõdéssel együtt küldenek módosítási adatlapot is. Ha ekkor nem módosítotok, a késõbbiekben erre már vagy nem lesz lehetõség, vagy nagyon nehéz. Ekkor tudjátok átgondolni, hogy a kapott összeg tükrében mire lesz lehetõségetek, kell-e csökkenteni a résztvevõk számát, jó-e a helyszín, vagy el kell-e tolni a megvalósítás idõpontját. Egyedül a programon nem lehet változtatni, hiszen arra, és csak arra adják a támogatást.

I, mint Internet: Az elõnyeit nem kell külön ecsetelni. Számos pályázatot lehet beadni internetes alapon is, de ha az utolsó pillanatban, a beadási határidõ elõtti éjszakán próbáljátok meg elküldeni, akkor nagy valószínûséggel akkora lesz a túlterheltség, hogy nem fog sikerülni. A technika ördöge nem alszik, az anyagot mentsétek 2 percenként. Célszerû a szervezet számára létrehozni egy citromail-es e-mail címet, mert a visszajelzések alapján ezen jönnek le legjobban az anyagok.

J, mint jelentés: (Közhasznúsági Jelentés) Közhasznú szervezetek számára kötelezõ, nem közhasznúaknak, pedig éves jelentést kell írniuk. Ezt nem kell sehová se leadni, csak a székhelyen meg kell õrizni. Ha kaptok egy APEH-ellenõrzést, kérhetik. Sok pályázathoz be kell nyújtani, pl. NCA. A jelentésnek tartalmaznia kell, hogy volt-e az egyesület alapszabályában, vagy vezetõségében változás. Milyen programokat valósítottatok meg, mennyibõl, honnan volt rá pénz, milyen bontásban. Le kell írni az éves tevékenységet rövid, szöveges beszámolókban, és kell készíteni egy pénzügyi összefoglalót is.

K, mint kapcsolatok: A pályázatírásban is igaz a közhely, vagyis "egyedül nem megy". Szinte minden pályázat megvalósításához szükséges, vagy ajánlott partnerszervezet, vagy olyan, aki ajánlja a programotokat. A partnerszervezet, vagy az ajánló szervezet ad egy hivatalos igazolást arról, hogy megismerte, támogatásra méltónak ítéli a programot, vagy akár a megvalósításban is segítséget nyújt. Vigyázni kell arra, hogy mit kér az adott pályázat, mert gyakori tévedés, hogy a pályázó összekeveri az ajánló és a pályázatban együttmûködõ szervezetet, egyes pályázatok mindkettõbõl is kérhetnek, mint például egyes Mobilitásos pályázatok. Az ajánló szervezettõl csak egy igazolás kell (XY, a Z -egyesület nevében támogatásra méltónak ajánlja a pályázatot), míg a partnerség arról szól, hogy az adott szervezet a megvalósításban is így vagy úgy együttmûködik, tehát mindkettõtök részérõl aláírt, igazolt partnerségi megállapodás szükséges. A civil szervezetek számára az együttmûködés, és egymás ismerete nagyon fontos. Javaslom, hogy minden lehetõséget ragadjatok meg arra, hogy új és új egyesületeket, alapítványokat, stb. ismerjetek meg, mert soha sem tudhatjátok, mikor jön jól, hogy közvetlenül ismertek pl. egy bélyeggyûjtõ, modellezõ, vagy egy akármilyen szervezetet.
K, mint költségvetés: Itt van a kutya elásva. Hiába egy szuper szövegû pályázat, ha a költségvetési rész hibázik. Az internetes alapú pályázatok megkönnyítik a dolgot, mert automatikusan jelzik a hibákat, és a rossz adatot be sem engedik írni. A papíralapú pályázatoknál azonban nagyon könnyû elrontani. Inkább mindent háromszor adjatok össze, és ha van közöttetek pénzügyi végzettségû, inkább vele is nézessétek át! Ellenõrizzétek, hogy amire pályáztok, elszámolható-e, egyeznek-e a rubrikák, megvannak-e a részösszefoglalások, és egyezik-e az összesítés. Megéri!

L, mint látogatás, vagyis ellenõrzés: A pályázatot kiírónak eszébe juthat, hogy meglátogatja a programot. Ez az az alkalom, amikor jó pontokat lehet szerezni náluk. Az ellenõrzés idõpontját mindig elõre egyeztetik veletek. Ha ilyen történik, azt jelenti, hogy jó programot szerveztetek, és ez felkeltette a kiíró érdeklõdését, egy kedélyes hangulatú ellenõrzés nagyban segítheti a késõbbi munkátokat, ilyenkor mód nyílik jó kapcsolatokat kiépíteni. Elõfordulhat, hogy megkeresik a szervezetet a pályázatoktól függetlenül is, mert kíváncsiak a munkátokra, meg akarják nézni a székhelyeteket. Jó tudni, hogy az APEH szakemberei is bármikor bejelenthetik magukat egy un. preventív ellenõrzésre. Ilyenkor a könyvelést nézik meg, azt, hogy a szervezet székhelyén rendelkezésre állnak-e a megõrzendõ iratok, van-e közhasznúsági, vagy éves jelentés, naplófõkönyv, bevételi, kiadási pénztárbizonylat stb. (ezeket a könyvelõtöknek tudnia kell). Nem kell megijedni, mert ha viszonylagos rendben tartjátok a papírmunkát, nem érhet meglepetés, és ez, mivel non profit szervezet vagytok, tényleg csak ellenõrzõ, figyelemfelhívó jellegû.

LY, mint lyuk: Ez az egyetlen magyar szó, ami ly-nal kezdõdik. Legyen ez esetünkben az a (fekete)lyuk amibe államilag hiába dobálják a pénzt, úgysem tudják betömni, mert "odafentrõl" nem lehet. Olyan helyi dolgokról van szó, amit egy lelkes civil szervezet nagyszerûen átlát, és tudná is kezelni a problémát, ha lenne rá anyagi keret, -de nincs. Véleményem szerint a civil szféra ma Magyarországon még mindig a rég kinõtt gyermekcipõben jár. Hallottatok már a "liliomlábról"? Kínában a gazdag kislányok lábát mesterségesen torzították, beleszorították egy csöppnyi facipõbe, és nem engedték nõni, az ilyen módon torzult lábat természetesen nem tudta használni a hölgy, egész életében a családjára, vagy a férje jóindulatára volt utalva. Így van ez ma a magyar civil szférával is. Van, de ahelyett, hogy részfeladatokat tökéletesen ellátva az állam hasznos partnere, segítõje, társa lenne, csak egy dísz, amit az anyagi függés rövid pórázon tart. Bízom abban, hogy ez a helyzet változni fog, és a civil szervezetek végre érdemben is dolgozhatnak majd.

M, mint Mobilitás: Márciustól szinte zsong ez a honlap: www.mobilitas.hu . Ilyenkor írják ki ugyanis a pályázatok 90%-át. A rendelkezésre álló 40-50 pályázatból kitûnõen lehet mazsolázni, ha van valami tervetek, biztosan találtok rá lehetõséget. A baj az, hogy júniusban véget ér a szezon, és amit addig nem írtatok meg, arra várni kell egy évet. Tehát, „Harcra fel, gyõzni kell!”, legfeljebb egy hónapig nem alusztok -ki lehet bírni.

N, mint NCA: Vagyis Nemzeti Civil Alap, honlapcíme: www.nca.hu . Itt találhatók az egyik legjobb mûködési pályázatok, csak meg kell nyerni, és ki kell böjtölni, amíg kifizetik. Ez az a pályázati kiírás, amit nagyon el kell olvasni, mert eléggé nem egyértelmû, és apró tévedés miatt is kizárják az egyesületet. Ha NCA-ra pályáztok, célszerû a szervezet összes szükségletét már év elejétõl szigorúan számláztatni, mivel ha nyertek, október körül utalják az összeget.

Ö, mint önrész: Szinte minden pályázatban szükséges. Van, ahol kikötik, hogy amennyiben az összes költség kevesebb, mint 50 %-ára pályáztok, az elbírálásnál elõnyt jelent. Nem árt tudni, hogy önerõnek számít a befektetett szervezõi munka, a szervezés szolgálatába állított saját számítógép, nyomtató, esetleg az egyesület birtokában lévõ eszközök felhasználása is (pl. van öt saját sátratok, és ezért csak hármat kell bérelni a táborhoz).

U, mint utómunkálatok: Ez az a folyamat, ami során mindkét részrõl lezajlik a pályázat lezárása. A szervezet által beküldött pályázati beszámoló alapján pénzügyi és tartalmi szempontból értékelik a munkátokat. Amennyiben valami nem egyértelmû, felkérik a szervezetet a hiány pótlására. Ha minden rendben van, megküldik a lezárási dokumentumokat, és rendszerint egy szöveges értékelést is. Érkezik a bankotok számára is egy irat, mellyel engedélyt adnak az inkasszó törlésére, ezt nektek kell bevinni a pénzintézethez. Ha a pályázat utófinanszírozott volt, vagyis a pályázati támogatás egy részét az elszámolás után fizetik, innen már erre az összegre is számíthattok.

P, mint pénz: Ez is fontos, hiszen ebbõl él a szervezet. Általában úgy számolhattok, -ez gyakorlati tapasztalat, hogy ha kértek a pályázatban egy bizonyos összeget, annak maximum felét ítélik meg. A költségvetést úgy célszerû tervezni, hogy a tervezett programot, vagy annak egy derivált változatát meg tudjátok valósítani a kapott összeg arányában. Figyeljetek arra, hogy a pályázat hány százalékos önerõt kér, és azt milyen módon kell azt bemutatni. Mindig legyen "B" terv, vagyis mi lesz akkor, ha kevesebb pénzt kaptok, mint amennyit kértetek. Célszerû egyeztetni azzal, akinek fizettek majd, (pl. ha táborra pályáztok, a szállás tulajával), hogy adott esetben ti írtok egy pályázatot 100 fõs részvétellel, de ha nem kaptok csak 50 fõre elegendõ támogatást, megfelel-e neki a csökkentett létszám is. Mindig kalkuláljátok be az esetleges idõbeli csúszásokat is ( pl. egy hónapot csúszik a nyert pályázati összeg kifizetése), ezt az eshetõséget is elõre egyeztessétek a tulajjal. Célszerû az érdemi gyakorlati szervezést akkor véglegesre tervezni, amikor már pontosan tudjátok, mennyi a nyert összeg. Nagyon gáz, ha a lelkes, de meggondolatlan
elõre-szervezés miatt a szervezetetek elveszíti a szavahihetõségét.

R, mint R.I.T. (Regionális Ifjúsági Tanács.) www.rit.hu, vagy www.eszakalfold.info, kattintsatok ide, és megtudjátok. Sok, jó dolgot írnak ki, és jó eséllyel lehet pályázni náluk. A baj itt is az, hogy tavasszal dömping van, rengeteg pályázat kerül kiírásra, de késõbbre már alig marad valami. Az irodájuk Debrecenben a Gambrinusz-közben van, a Zenekönyvtárral egy lépcsõházban. (4024 Debrecen, Piac u. 26/a. tel.:52/531-053, 054, 055, 530-025) Bármilyen kérdéssel fordulhattok a munkatársakhoz, segítenek a pályázatok elkészítésében, és itt lehet a papíralapú pályázatokhoz befizetési díj-csekket kérni.

SZ, mint Számviteli Beszámoló: a civil szervezetek Közhasznúsági Jelentéséhez csatolandó, a szervezet éves pénzügyi eseményeirõl szóló jelentés. A szükséges nyomtatványt nagyobb nyomtatványboltokban lehet megvásárolni, a kitöltését bízzátok a könyvelõtökre, vagy legyetek nagyon ügyesek. Többféle nyomtatvány van /A, / B, /stb. nem mindegy milyet vesztek. A nagyobb pályázatok, pl. az NCA, kérik a Számviteli Beszámolót. Ha "belefutottok" egy APEH ellenõrzésbe, nagy baj, ha nincs. Ez a beszámoló a nem közhasznú egyesületek számára is kötelezõ, nem kell sehova sem beküldeni, csak a székhelyen kell megõrizni.

T, mint támogatási szerzõdés: A megnyert támogatás kifizetéséhez kitöltve vissza kell küldeni a cégszerûen aláírt és lepecsételt támogatási szerzõdések példányait, és a kért mellékleteket. Az aláíró a szervezet elnöke, vagy az, akit Õ erre írásban, két tanúval meghatalmaz. Kétféle igazolás kellhet. Az APEH-tõl, hogy az szervezetnek köztartozása nincs. Erre az APEH-nek külön nyomtatványa van, amit tõlük kell beszerezni (APEH Székház, Faraktár utca). Csak a bíróság által bejegyzett képviselõ írhatja alá, vagy az, akit erre Õ meghatalmaz (szintén APEH-es meghatalmazási nyomtatványon). A másik a Vám és Pénzügyõrség igazolása, arról, hogy a szervezetnek nincs vámtartozása. Ezt a VPOP Székházában intézik (Debrecen, Hatvan utca). Ki kell tölteni a nyomtatvány mellett egy nyilatkozatot is, amiben non-profit szervezet révén illetékmentességet kértek (különben 5000 Ft). Mindkét igazolás kb. 2-3 hét alatt érkezik meg, vagy még késõbb. Ez azért fontos, mert a támogatási szerzõdés visszaküldési határideje általában 30 nap, és ha az utolsó pillanatban kezdtek kapkodni, kifuthattok az idõbõl. Okos civil szervezet ahogy megsejti, hogy elnyert egy pályázatot, elkezdi lefutni ezeket a köröket. A másik szükséges melléklet a banki beszedési megbízás, u.n. inkasszó. Ezt a számlakezelõ pénzintézetnél kell aláíratni, miután a fejlécet kitöltöttétek. Fontos: mindenkinek alá kell írni, aki a banknál aláíróként van bejelentve, akkor is, ha a pályázathoz elég csak az elnök kézjegye.

V, mint "végzés": A pályázatnak szinte minden esetben kötelezõ melléklete. Úgy szokott szerepelni, hogy "A szervezet hatályos adatairól szóló 30 napnál nem régebbi bírósági végzés másolata". Ezt a Hajdú-Bihar Megyei Bíróságon lehet kikérni (Debrecen, Széchenyi utca), a civil szervezetekkel foglalkozó irodában. Az irat kikérése ingyenes, és egyszerre több példány is kérhetõ. A nyitva tartás: hétköznapokon 9-11-ig, szerdán 3-ig.

Y, mint YOUTH: Elég komoly pályázat, nemzetközi ifjúsági cserékre lehet vele forrást szerezni. A nyert összeget euróban számolják, és forintban fizetik. Egy jól megírt pályázattal meg tudtok valósítani egy olyan programot, melyet külföldi ifjúsági szervezetekkel közösen valósíthattok meg. Lehettek fogadó, vagy küldõ szervezet is, jó tudni, hogy informális csoport is pályázhat, vagyis olyan csoport, aki még nincs bíróság által, hivatalosan bejegyeztetve, ebben az esetben viszont kell egy pénzügyi befogadó, alapítvány vagy egyesület, aki rendelkezik bankszámlával. A pályázat a Mobilitás honlapjáról tölthetõ le. Összetett munkát igényel, de megéri.



@ 2005 Reform Klub